Event Fest: Budoucnost je v hybridních eventech

Zdroj: AV Media

Pandemie nebývale proměnila mnoho odvětví na trhu. Jedním z nich je i event marketing, na který vládní opatření dopadla obzvlášť tvrdě. Za uplynulý rok pořadatelé eventů přešli z konferenčních a koncertních sálů na obrazovku a začali připravovat virtuální a hybridní eventy. Právě propojení živé akce s online prostředím bude po následující měsíce novou  eventovou realitou, zaznělo na letošní online konferenci Event Fest. 

Virtuální či hybridní eventy potřebují zcela jinou dramaturgii

Podle Jana Kubince ze společnosti AV Media se během pandemie nové technologické novinky neobjevily, jen došlo k jejich postupné demokratizaci. „Základní funkcionalita eventů se nyní nachází na počítačích zdarma, nebo téměř zdarma,“ popsal a odkazoval tím na mnohé konference odehrávající se přes aplikace typu Zoom, Teams nebo Meet. 

Mnohé společnosti si také během pandemie vybudovaly vlastní studio. Příkladem může být Česká spořitelna, jež v něm od září loňského roku pořádá interní konference, výstavy, segmentová setkání, rozhovory, prezentaci představenstva, představuje produktové novinky i slaví své úspěchy. V rámci studia proběhlo i setkání s divadlem Sklep nebo koncert kvarteta České filharmonie.

Z virtuálního studia České spořitelny, zdroj: Česká spořitelna

„Agentury a dodavatelé tak nyní musí bojovat především kvalitou obsahu, který vyžaduje kvalitní produkci,“ zdůraznil Jan Kubinec. Virtuální event není jen o zapnutí monitoru, ale je potřeba jej důkladně promyslet a zorganizovat.

Virtuální či hybridní event má totiž zcela jinou dynamiku než živá akce. Při online konferenci si pořadatel nevystačí jen se zařazením jedné přednášky za druhou, protože pozornost posluchačů je u monitoru mnohem nižší než v sále. Proto musí přistupovat k přípravě eventu s odlišnou dramaturgií, nabízí se jeho rozdělení na menší časové úseky, zařazení přestávek, zapojení interaktivních prvků či hra s vizuální podobou studia. 

Jak uvedl Hans Etman, jenž se podílí mimo jiné na pořádání globálních eventových cen Bea World, i dnes je pro úspěch zásadní sledovat u eventů 3C – Content (obsah), Clear goals (jasné cíle) a Connections (kontakty). Kromě jasné definice toho, co od eventu pořadatel očekává, je nutné přinést zajímavý obsah a na organizaci spolupracovat s prověřenými dodavateli.  

Řada uživatelských bariér padla 

Během pandemie padla také celá řada uživatelských bariér, usnadnila  se například online registrace, zpětná vazba, možnosti zapojení účastníků (do hlasování, dotazů či brainstormingu), které zde pravděpodobně zůstanou i poté, co bude možné opět pořádat živé akce. 

Dalším aspektem pandemické doby je posun ve vnímání udržitelnosti, které do té doby bylo spojováno především se stravováním. Virtuální eventy však ukázaly, jak pozitivní dopad na ekologii může mít i omezení cestování. „Až se svět vrátí k setkávání tváří v tvář, online zůstane i nadále součástí,“ popsal Jan Kubinec. Možné tak je, že většina účastníků konference bude sledovat vybrané řečníky v sále, nicméně někteří zahraniční hosté se budou častěji než dřív připojovat přes obrazovku. 

Online a hybridní akce s sebou přináší i mnohé další výhody, třeba možnost větší kapacity, která není omezena velikostí sálu, individualizace programu či sběr a vyhodnocování tolik potřebných dat, které pořadatelům doposud velmi chyběla. 

V neposlední řadě zůstává stěžejní i otázka bezpečnosti, a to nejen fyzické,  kdy bude i nadále potřeba dodržovat hygienická pravidla, ale i kybernetické, kdy musí pořadatelé chránit informace sdílené přes online prostředí. 

Podíl hybridních eventů letos vzroste 

Do budoucna mohou mít hybridní eventy různé formáty. Jednak mohou například konferenci, kde vystupují řečníci osobně či přes obrazovku, sledovat lidé ze vzdáleného přístupu, nebo se mohou mezi sebou propojit jednotlivé týmy či vytvořit tzv. huby, které se sledují navzájem. 

Na hybridní eventy se v současnosti soustředí také Prague Convention Bureau, která propaguje hlavní město České republiky jako destinaci vhodnou pro pořádání mezinárodních konferencí a kongresů. V posledních letech se Praha řadila v tomto směru mezi top 10 destinací na světě, nicméně pandemie pozitivní vývoj zastavila. 

Z dat International Congress and Convention Association (ICCA) vyplývá, že loni bylo z celkem 7775 plánovaných mezinárodních kongresů a konferencí 15 % zrušeno a 47 % přesunuto na jiné datum. Celkem 29 % se odehrálo v online prostředí a 2 % z nich se uskutečnilo v hybridním modelu. 

Zdroj: ICCA

Podle Romana Mušky z Prague Convention Bureau podíl hybridních eventů letos ještě výrazně vzroste. I z tohoto důvodu se pražská instituce zasadila v prosinci loňského roku o založení Aliance hybridních měst (Hybrid City Alliance), jež nyní kromě Prahy čítá 12 dalších měst ve světě. „Naším cílem je tím zvýšit profilaci Prahy, která může nabídnout pořadatelům mezinárodních akcí hybridní řešení,“ přiblížil Muška. 

Aliance rovněž organizátorům nabídne i různé destinace, v nichž lze uspořádat multihubové řešení, tedy akce, které se budou konat na různých místech a budou vzájemně propojeny.

„Infrastuktura v České republice je dostatečná, navíc zde máme i virtuální studia a mnoho zkušených organizátorů. Nyní je třeba naši destinaci dostatečně zviditelnit,“ doplnil Muška s tím, že díky tomu by si Praha mohla sáhnout i na větší eventy, než dosud mohla.

-stk-